Gastos deducibles del autónomo: qué puedes deducir y cómo justificarlo

Una de las preguntas que más nos hacen los autónomos en la asesoría es qué gastos pueden restar de sus ingresos para pagar menos IRPF. La respuesta corta: puedes deducir los gastos que están vinculados a tu actividad y que puedes demostrar. La respuesta larga tiene matices que conviene conocer para no llevarse sustos en una comprobación de Hacienda.

Los tres requisitos de cualquier gasto deducible

• Relación con la actividad. El gasto tiene que servir para generar tus ingresos. Lo personal, aunque lo pagues con la cuenta del negocio, no cuenta.
• Justificante válido. Una factura completa a tu nombre y con tu NIF. El tique simplificado no basta en la mayoría de los casos.
• Registro. El gasto debe figurar en tu libro registro de gastos e imputarse al periodo en que se produce.

Gastos que puedes deducir

• Cuota de autónomos. Lo que pagas cada mes a la Seguridad Social es gasto deducible en su totalidad.
• Asesoría, gestoría y servicios profesionales que contrates para tu negocio.
• Alquiler del local, comunidad, seguros del negocio y suministros del espacio donde trabajas.
• Material y equipos. Lo consumible se deduce en el año; los equipos (ordenador, mobiliario, maquinaria) se amortizan en varios años.
• Publicidad, web, dominios y software que uses para trabajar.
• Formación relacionada con tu actividad y cuotas de colegios o asociaciones profesionales.
• Seguro de salud para ti, tu cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan contigo, hasta 500 euros al año por persona (1.500 euros si hay discapacidad).
• Comisiones bancarias de la cuenta que usas para el negocio e intereses de préstamos destinados a la actividad.

Si trabajas desde casa

Si ejerces en tu vivienda, puedes deducir parte de los gastos de la casa. Primero debes comunicar a Hacienda qué porcentaje de la vivienda dedicas a la actividad (en la declaración censal). Con ese porcentaje:

• Gastos como el IBI, la comunidad o el seguro del hogar se deducen en la proporción de metros dedicados al negocio.
• Los suministros (luz, agua, gas, internet) se deducen en un 30 % de esa proporción. Por ejemplo, si dedicas el 20 % de la vivienda, podrás deducir el 6 % de esas facturas.

Comidas y desplazamientos

Las comidas por motivos de trabajo son deducibles si se hacen en restaurantes u hoteles, se pagan con tarjeta u otro medio electrónico y no superan los límites diarios: 26,67 euros en España y 48,08 euros en el extranjero; si pernoctas fuera, 53,34 y 91,35 euros respectivamente. Guarda siempre la factura y anota el motivo del viaje.

El coche, el gasto más vigilado

En el IRPF, el vehículo solo es deducible si lo usas exclusivamente para la actividad (salvo excepciones como transportistas, comerciales o autoescuelas). En el IVA, en cambio, se presume un uso profesional del 50 %. Es uno de los puntos que Hacienda revisa con más frecuencia, así que conviene tenerlo bien documentado.

Lo que no es deducible

• Multas y sanciones.
• Gastos personales o familiares, aunque se paguen desde la cuenta del negocio.
• Ropa de uso normal, salvo uniformes o ropa de trabajo específica.
• Gastos sin factura o con facturas a nombre de otra persona.

Nuestro consejo

Lleva tus facturas al día, guárdalas al menos cuatro años y, ante la duda, consulta antes de deducir. Un gasto mal deducido puede salir caro con recargos e intereses.

Este artículo es informativo y no sustituye al asesoramiento personalizado: la normativa fiscal cambia y cada caso tiene sus particularidades.

En MYM Asesores revisamos tus gastos para que deduzcas todo lo que te corresponde, sin riesgos. Cuéntanos tu caso.